事項一:設立「被授權人」權限
若然委託他人代辦物業買賣,「被授權」人士需要年滿十八歲、身在香港及有精神上行為能力。雖說是親友,但為保障自身利益,業主也宜於授權書中加入條款,如列明單位是「以市價出售或市值租金出租」或「不少於某個銀碼」;此外,業主可選用指定授權書,即限制「被授權人」的權限,或同時找兩名「被授權人」及需得兩人同意金額才可完成交易,上述均為保障業主的利益,避免有人在過程中出亂子。
處理授權書之外,一般律師樓在成交後會把款項直接轉予業主戶口,而不會把款項過戶予「被授權人」,故業主不在港時,也需要保留一個能動用的香港戶口,作為出售物業後的收款賬戶。
事項二:「遙距」辦理授權書方式
若然業主在離港前已經由律師行辦妥授權書,固然最妥善,但若要海外「遙距」處理,便有可能需要加簽,且視乎身處地方不同,處理方法亦各異。如身處地屬於英聯邦國家或地區,例如英國,簽名程序相對簡單。業主可在當地國際公證人見證下簽署授權書,再交由當地公證部門發出具認證的文件。
若然是非英聯邦國家,但又屬於海牙公約的國家或地區,例如美國,便需由公證行協助草擬授權信,待國際公證人簽署及認證文件後,再到當地的法定部門加簽。整個過程需時約兩至三周才完成,業主宜預留時間。
若然授權人身處非海牙公約國家或地區、亦非英聯邦國家,例如泰國或馬來西亞等地,授權人在國際公證人面前簽署及由當地公證部門認證後,需要額外把文件提交到當地的中國大使館進行加簽,需時或會更長。若然未有做足相關程序,授權書或不被認可。